Krajowy System e-Faktur wprowadza tzw. fakturę ustrukturyzowaną. Będzie to forma faktury elektronicznej. Będzie to nic innego jak dokument wystawiony w określonej formie i zapisany w odpowiednim formacie np. xml, który umożliwi fiskusowi jego odczytanie i przetworzenie. Tak zapisana faktura będzie mogła być bez problemu odczytana przez systemy księgowe odbiorców. Z informacji jakie podało Ministerstwo Finansów, wynika, że faktury ustrukturyzowane będą mogły mieć również format PDF, ale tylko pod warunkiem, że będą zawierały ustrukturyzowane dane rozpoznawane przez systemy księgowe. Oczywiście do tego portalu może mieć dostęp podmiot trzeci, a więc np. biuro rachunkowe, które w imieniu czy jednego czy drugiego podmiotu będzie przetwarzać te faktury.
Wojciech Zajączkowski, specjalista ds. VAT: Dodałbym tylko, że zakres dostępu do tego programu dla różnych podmiotów wskazywanych przez podatnika może być odmienny: np. możemy wybrać pracowników, którzy będą przesyłali faktury bez możliwości ściągnięcia faktur zakupowych. I odwrotnie – wskazać pracownikom, że jeśli się zajmują tylko księgowaniem faktur zakupowych to oni tylko będą mieli upoważnienie do pobrania tych faktur bez możliwości wystawienia faktury, a więc przesłania ich za pomocą kas. Jest też trzecia możliwość, w której to oba podmioty, zarówno biura księgowe, jak i upoważnione podmioty trzecie, będą miały możliwość skorzystania z jednej i drugiej funkcjonalności (upoważnić biuro rachunkowe do wystawienia faktury i przesłania im za pomocą sms oraz do ściągnięcia faktur zakupowych bezpośrednio z systemu).
Od podatnika będzie zależało, jakie czynności wykona i kogo upoważni do współpracy. Portal będzie „elektronicznym listonoszem”, który ma za zadanie przekazywać faktury od wystawcy do odbiorcy. Jednocześnie będziemy go musieli wkomponować w określony sposób w procedury przetwarzania danych, których używamy w biurze rachunkowym, po stronie sprzedawcy czy po stronie odbiorcy.
Faktury będą musiały być akceptowane. Ekspeci: „to grozi bałaganem”
Wojciech Zajączkowski: Należy zwrócić uwagę na to, że aby podatnicy mogli skorzystać z powyższego rozwiązania, będą musieli otrzymać akceptację od kontrahenta, co zdecydowanie komplikuje cały system. Problem dotyczy sytuacji, w której dla przykładu otrzymali Państwo zgodę do przesyłania faktur elektronicznych, ale nieustrukturyzowanych. Po zmianie przepisów i wprowadzeniu CCP, systemu faktur elektronicznych, będziemy musieli niestety mieć nowe upoważnienia i akceptacji osób od kupujących na przesyłanie tych faktur. To oczywiście spowoduje – delikatnie mówiąc – bałagan.
Bogdan Zatorski: W słowniku do ustawy o VAT został dodany zapis, który precyzuje, czym jest faktura od usług. Jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z wydzielonym numerem identyfikującym ją w systemie. To jest bardzo ważne stwierdzenie. Nie chodzi bowiem tylko o format faktury, który przygotujemy jako informatycy.
