Z KSeF mają korzystać czynni podatnicy VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT oraz podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator NIP.

Jak ma działać Krajowy System e-Faktur?

KSeF to centralny system informatyczny, który pośredniczy w wystawianiu, udostępnianiu i przesyłaniu między podmiotami gospodarczymi ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Jedną z jego funkcji jest weryfikacja zgodności dokumentów z obowiązującym standardem, czyli strukturą logiczną e-faktury (FA_VAT). Ponadto KSeF ma archiwizować faktury podatników przez okres 10 lat.

Z KSeF można korzystać z komputera i urządzeń mobilnych po założeniu w systemie indywidualnego konta. Dostęp do KSeF jest bezpłatny.

Przedsiębiorstwa, które w okresie przejściowym zaczną korzystać z systemu, mogą przesyłać do swoich kontrahentów e-faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF, jednak pod warunkiem uzyskania od nich akceptacji na przesyłanie dokumentów tą drogą. Brak takiej akceptacji oznacza, że podatnik musi przesłać nabywcy e-fakturę w inny sposób, przy czym zachowuje on prawo do przesłania tego samego dokumentu do KSeF.

Przepisy wskazują, że sam fakt pobrania przez nabywcę e-faktury z KSeF jest równoważny wyrażeniu przez niego zgody na otrzymywanie od sprzedawcy dokumentów tą drogą.

Każda faktura trafiająca do KSeF przesłana do niego z programu fakturującego dostosowanego do współpracy  – uzyska w KSeF indywidualny numer ewidencyjny.

Na czym polega nowy standard e-faktury?

W końcu listopada  2021 r. Ministerstwo Finansów opublikowało ostateczną strukturę logiczną nowego standardu e-faktury – FA_VAT. W standardzie tym faktury mają być generowane jako pliki xml i zawierać ściśle określone dane. Już na pierwszy rzut oka widać, że FA_VAT przewiduje bardzo szeroki zakres informacji. Jest on znacznie szerszy w porównaniu do dotychczas stosowanego zakresu opisanego w art. 106e ustawy o VAT.

W nowym standardzie mają znaleźć się m.in. takie dane jak: adresy e-mail i numery telefonów nabywcy oraz sprzedawcy, szczegółowe informacje dotyczące transportu towarów (w tym np. dane identyfikacyjne przewoźnika, data i godzina rozpoczęcia transportu, rodzaj transportu), numery EORI sprzedawcy i nabywcy, status podatnika, a także wiele innych danych. Przy czym duża część tych informacji nie jest obowiązkowa. Problem polega na tym aby właściwie rozpoznać obowiązkowe dane w kontekście obowiązków informacyjnych konkretnego podatnika.

Tak rozbudowany standard wskazuje, że generowanie faktur będzie wymagało większego nakładu pracy, który można  ograniczyć odpowiednio dostosowując własny system informatyczny Jednocześnie warto też uświadomić sobie, jak rozległą, szczegółową i kompletną informacją o bieżących rozliczeniach między podmiotami będzie dysponować administracja skarbowa po upowszechnieniu ustandaryzowanej e-faktury KSeF.

Jednym z celów wprowadzenia nowego standardu jest dalsze uszczelnienie systemu podatkowego i znacznie większe możliwości do szybkiego wykrywania nadużyć podatkowych.