Ciężko wyobrazić sobie prowadzenie projektu bez narzędzi wspierających, gdy w grę wchodzą takie czynności, jak: obsługa procesów, budżetowanie i controlling projektów, raportowanie jego poszczególnych etapów, czy w końcu zarządzanie zasobami ludzkimi.

Jak wygląda cykl życia projektu, jak go rozliczać i dlaczego warto korzystać z dobrodziejstw technologii opowiedzą Kamil Marciniak, kierownik ds. klientów strategicznych w Symfonii i Łukasz Dobrowolski, dyrektor handlowy w IT Excellence. Zapraszamy do rozmowy:

Symfonia: Czym tak naprawdę jest cykl życia projektu?

Kamil Marciniak, kierownik ds. klientów strategicznych w Symfonii: Projekt zaczyna się od pomysłu, przez określenie budżetu, po ustalenie wstępnego harmonogramu.

Wyodrębniłbym trzy najważniejsze punkty: Pierwszy, startowy, w którym mamy już pomysł, wstępny budżet, harmonogram i przechodzimy do działań. Kolejnym krokiem będzie realizacja pomysłu: tu wchodzą rozliczenia, protokoły, odbiory, na końcu jest wynik. Dobrze wiemy, że jeśli nie przeanalizujemy i nie przypilnujemy wyniku dobrze w trakcie trwania projektu, prace mogą zakończyć się fiaskiem.

Do tego są potrzebne narzędzia ERP, które wspierają ten najważniejszy, środkowy proces.

Łukasz Dobrowolski, dyrektor handlowy IT Excellence: Dzięki zastosowaniu tych narzędzi mamy wpływ na wynik w trakcie realizacji projektu, czyli „tu i teraz”. Posiadamy informację o stanie budżetu na każdym etapie prac.

K.M.: „Tu i teraz” to jest dobre sformułowanie. Klienci, z którymi zaczynamy prowadzić rozmowy otwarcie przyznają, że brak zaktualizowanej wiedzy na temat budżetów zaczyna doskwierać im już po fakcie. Kiedy przyjdzie już zrealizowany protokół, to jest już za późno, żeby coś zmienić. Dzięki narzędziu, takiemu jak ERP, jesteśmy w stanie reagować natychmiast.

Symfonia: Jakie fazy w cyklu życia projektu możemy wyróżnić?

Ł.D.: Projekt dzielimy na trzy główne elementy: pomysł, inicjacja projektu, czyli zebranie wszystkiego w ramy czasowo-budżetowe, założenie budżetów, zasobów, powołanie zespołu i podkreślenia ich roli w projekcie. Drugi etap to już realizacja samego projektu. Następnie mamy finalne rozliczenie takiego projektu.

K.M.: Często występuje także czwarta faza, czyli moment już po realizacji projektu, kiedy skończyliśmy wdrożenie, ale deweloper nadal partycypuje w kwestiach związanych z serwisem i gwarancjami.

Ł.D.: Zakończenie jednego projektu często powoduje start kolejnego, który jest powiązany z tym pierwszym.