Elektroniczne akta pracownicze – jak nimi zarządzać?

Rozwiązania takie powinny też zapewniać integralność treści dokumentacji pracowniczej i metadanych, polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian z wyjątkiem zmian wynikających z ustalonych procedur. Oznacza to, że edycja, usuwanie, zastępowanie dokumentów w e-aktach powinna być ograniczona tylko do procesów, które te operacje uzasadniają. Przykładowo, zawierając umowę o pracę drogą elektroniczną, pracownik przesyła nam skan dokumentu podpisanego odręcznie. Najpierw dodajemy do e-akt dokument umowy podpisany przez pracodawcę, a później dodajemy dokument podpisany przez pracownika i dopiero oba te dokumenty stanowią kompletny dokumenty umowy nawiązującej stosunek pracy.

Trzeba też pamiętać, że systemy informatyczne muszą zapewnić skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych.

Czym są metadane? Najprościej rzecz ujmując, jest to zestaw danych opisujących dokument określonych w §13 ust. 3 ustawy, zapisanych w pliku XML. Każdy dokument stanowiący odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej podczas dodawania do e-akt musi zostać uzupełniony o metadane.

Dodatkowo systemy do obsługi e-dokumentacji pracowniczej muszą także dawać możliwość  eksportu dokumentacji wraz z metadanymi oraz wydruk dokumentacji.

Zgodnie z przepisami, każdy dokument, który pracodawca otrzymuje od pracownika w formie papierowej przed dodaniem do e-akt musi zostać:

• zeskanowany i zapisany w pliku PDF (rozporządzenie jednoznacznie wskazuje tylko ten format pliku),
• podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy
• opisany metadanymi.

Chociaż początkowo może się wydawać, że prowadzenie akt pracowniczych w formie elektronicznej może być uciążliwie lub kosztowne dla organizacji, to jednak wdrożenie tego rozwiązania niesie ze sobą szereg wymiernych korzyści.

Korzyści z elektronicznych akt osobowych:

• Obniżają koszty przechowywania i obsługi dokumentacji pracowniczej oraz zmniejszają koszty prowadzenia firmowego archiwum. Wyeliminowane zostają koszty utrzymania tradycyjnego papierowego archiwum, m.in. takie jak: druk, przechowywanie, koszty lokalowe, zabezpieczenia dostępu czy prawidłowego niszczenia dokumentów.
• Łatwiej i szybciej można wyszukać potrzebny dokument w archiwum elektronicznym niż papierowym
• Umożliwiają  stały i szybki dostęp do dokumentów, które w szybki sposób można wyszukiwać za pomocą słów kluczowych.
• Umożliwiają dostęp zdalny do akt osobowych, co w dobie pandemii i pracy zdalnej szczególnie nabrało znaczenia
• Przechowywanie dokumentów w elektronicznej postaci jest bezpieczne ponieważ dostęp do e-teczki posiadają tylko uprawnione osoby
• Dokumenty elektronicznie nie zniszczą się, ani nie zabrudzą.