Obecnie Społem WSS korzysta z programów Symfonia ERP Finanse i Księgowość oraz Symfonia Handel. Dzięki tym rozwiązaniom do systemu księgowego automatycznie trafiają wszystkie dokumenty związane z zakupem: faktury, PZ, WZ, inne dokumenty dostaw, informacje o korektach, przesunięciach towarów. Wszystkie dokumenty księgowe w spółdzielni obsługuje system informatyczny, nie przechodzą już fizycznie, w formie papierowej przez ręce pracowników. Obecnie trwa proces wdrażania programu Symfonia ERP Kadry i Płace.

Głównym celem Spółdzielni było zautomatyzowanie pewnych prac i sprawienie, aby większość procesów przebiegała samoistnie. Po dwóch latach od rewolucji w dziale księgowości zarówno zarząd jak i pracownicy przyznają, że zmiana przyniosła ogromne korzyści.

Od stycznia 2020 r. minimum 15 tysięcy dokumentów przechodzi automatycznie do systemu, wcześniej te dokumenty musiały przejść przez ręce księgowych.  Odchodzimy od stosów papieru i nie musimy wielu dokumentów drukować, wszystko widzimy na ekranie. System obiegu dokumentów umożliwił nam również przyjmowanie wszystkich korekt w formie elektronicznej – mówi Małgorzata Piotrowska, Wiceprezes ds. Ekonomicznych w Społem WSS Praga Południe.

Użytkownicy programu Symfonii są zgodni, że jest on bardzo wydajny – umożliwia skanowanie 100 faktur na minutę i dodawanie do systemu księgowego automatycznie.

Jak przyznaje Małgorzata Piotrowska:

To był prawdziwy przełom w naszym dziale księgowości. Ale nie poprzestajemy na tym i w dalszym ciągu pracujemy nad zmianami. Od stycznia 2021 roku raporty kasowe w sklepach drukowane są automatycznie. Wprowadziliśmy faktury elektroniczne na dostawy towarów bezpośrednio do systemu handlowego i potem ściągane do systemu księgowego..

Wprowadzenie programów Symfonii pozwoliło Społem WSS Praga Południe na szereg oszczędności. Pracownicy sklepów mniej czasu poświęcają na obsługę dokumentów, a w samej księgowości udało się zminimalizować ryzyko ludzkich pomyłek, o które nietrudno przy takiej liczbie operacji finansowych oraz przyspieszyć i ułatwić pracę.

Budujemy bazę danych na serwerach dla każdego sklepu, gdzie będą gromadzone faktury i inne dokumenty dotyczące dostaw, odchodząc od wersji papierowych – tłumaczy Wiceprezes ds. Ekonomicznych Społem WSS Praga Południe – Przy automatyzacji faktur, wciągając je do systemu księgowania, automatycznie generujemy płatności do banku. System faktur elektronicznych minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, takich jak pomyłki w wartościach faktur.

Dla spółdzielni wprowadzenie danych do systemów Symfonii oznaczało także ułatwienia w przygotowaniu analiz rentowności każdego z punktów handlowych. Zwiększyła się ich częstotliwość, obecnie każdy sklep może otrzymywać taką analizę raz w miesiącu, a nie raz na pół roku, jak było wcześniej. Program pomaga również automatycznie rozłożyć, według przyjętych kryteriów powierzchniowych, koszty tzw. zakładowe, czyli koszty wspólne. W przypadku analiz rentowności jest to sporym ułatwieniem.