Interpretacja Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazała jednoznacznie, że istnieje możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej w różnej formie. Zgodnie z definicją z art. 94 pkt 9a Kodeksu Pracy na dokumentację pracowniczą składa się dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Pracodawca może zdecydować o przechowywaniu akt osobowych w postaci elektronicznej a np. dokumentacji związanej z czasem pracy w formie papierowej. W stanowisku MRPiPS z 8.2.2019 r DPR.I. 4102.4.2019.KJ dotyczącym kwestii prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wskazano, że pracodawca może zdecydować, dla jakiej grupy pracowników będzie prowadzić akta osobowe w postaci elektronicznej. Przepisy nie definiują wprost w jakiej formie pracodawca powinien przechowywać dokumentację dla wszystkich pracowników.

Cyfryzacja akt osobowych: od czego zacząć?

W pierwszym kroku należy zdecydować, dla której grupy pracowników będziemy wprowadzać e-teczki. Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS z 8 lutego 2019 r. możemy zdecydować, że cyfryzacją obejmiemy tylko grupę nowych pracowników, a teczki osobowe pracowników wcześniej zatrudnionych przechowywać w formie papierowej. Jest to zdecydowane ułatwienie dla firm posiadających dużą liczbę pracowników, gdzie często zeskanowanie dokumentów dla dużej liczby pracowników okazuje się wyzwaniem.

Kolejnym krokiem powinien być wybór systemu, który będzie nas wspierał w tym zadaniu. Często jest do tego wykorzystywane dotychczasowe oprogramowanie kadrowo-płacowe.

Gdy wybierzemy już grupę pracowników, dla których zdecydujemy się wprowadzić elektroniczne akta osobowe i wybierzemy narzędzie, pozostaje nam już tylko rozpocząć proces odwzorowania dokumentacji papierowej do wersji cyfrowej.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każdy dokument w formie papierowej przed dodaniem do e-akt musi zostać zeskanowany i zapisany w postaci pliku PDF (rozporządzenie jednoznacznie wskazuje tylko na ten format) oraz podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, a także opisany metadanymi przez system.

Po sporządzeniu wersji elektronicznych akt osobowych należy poinformować pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji oraz o możliwości odbioru jej papierowej wersji w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji.  Pracodawca ma możliwość zniszczenia wcześniej zgromadzonej dokumentacji w chwili, gdy pracownik nie odbierze we wskazanym terminie papierowej wersji akt osobowych.