{"id":355,"date":"2022-02-23T17:00:44","date_gmt":"2022-02-23T17:00:44","guid":{"rendered":"http:\/\/192.168.2.27\/2022\/02\/23\/akta-osobowe-pracownikow-w-formie-elektronicznej-co-musisz-wiedziec\/"},"modified":"2022-02-23T17:00:44","modified_gmt":"2022-02-23T17:00:44","slug":"akta-osobowe-pracownikow-w-formie-elektronicznej-co-musisz-wiedziec","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/192.168.2.11\/2022\/02\/23\/akta-osobowe-pracownikow-w-formie-elektronicznej-co-musisz-wiedziec\/","title":{"rendered":"Akta osobowe pracownik\u00f3w w formie elektronicznej \u2013 co musisz wiedzie\u0107"},"content":{"rendered":"<p> <br \/>\n<\/p>\n<div>\n<h2>Elektroniczne akta pracownicze \u2013 jak nimi zarz\u0105dza\u0107?<\/h2>\n<p>Rozwi\u0105zania takie powinny te\u017c zapewnia\u0107 integralno\u015b\u0107 tre\u015bci dokumentacji pracowniczej i metadanych, polegaj\u0105c\u0105 na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian z wyj\u0105tkiem zmian wynikaj\u0105cych z ustalonych procedur. Oznacza to, \u017ce edycja, usuwanie, zast\u0119powanie dokument\u00f3w w e-aktach powinna by\u0107 ograniczona tylko do proces\u00f3w, kt\u00f3re te operacje uzasadniaj\u0105. Przyk\u0142adowo, zawieraj\u0105c umow\u0119 o prac\u0119 drog\u0105 elektroniczn\u0105, pracownik przesy\u0142a nam skan dokumentu podpisanego odr\u0119cznie. Najpierw dodajemy do e-akt dokument umowy podpisany przez pracodawc\u0119, a p\u00f3\u017aniej dodajemy dokument podpisany przez pracownika i dopiero oba te dokumenty stanowi\u0105 kompletny dokumenty umowy nawi\u0105zuj\u0105cej stosunek pracy.<\/p>\n<p>Trzeba te\u017c pami\u0119ta\u0107, \u017ce systemy informatyczne musz\u0105 zapewni\u0107 skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych.<\/p>\n<p>Czym s\u0105 metadane? Najpro\u015bciej rzecz ujmuj\u0105c, jest to zestaw danych opisuj\u0105cych dokument okre\u015blonych w \u00a713 ust. 3 ustawy, zapisanych w pliku XML. Ka\u017cdy dokument stanowi\u0105cy odwzorowanie cyfrowe dokument\u00f3w w postaci papierowej podczas dodawania do e-akt musi zosta\u0107 uzupe\u0142niony o metadane.<\/p>\n<p>Dodatkowo systemy do obs\u0142ugi e-dokumentacji pracowniczej musz\u0105 tak\u017ce dawa\u0107 mo\u017cliwo\u015b\u0107 \u00a0eksportu dokumentacji wraz z metadanymi oraz wydruk dokumentacji.<\/p>\n<p>Zgodnie z przepisami, ka\u017cdy dokument, kt\u00f3ry pracodawca otrzymuje od pracownika w formie papierowej przed dodaniem do e-akt musi zosta\u0107:<\/p>\n<ul>\n<li>zeskanowany i zapisany w pliku PDF (rozporz\u0105dzenie jednoznacznie wskazuje tylko ten format pliku),<\/li>\n<li>podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowan\u0105 piecz\u0119ci\u0105 elektroniczn\u0105 pracodawcy<\/li>\n<li>opisany metadanymi.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Chocia\u017c pocz\u0105tkowo mo\u017ce si\u0119 wydawa\u0107, \u017ce<a href=\"https:\/\/symfonia.pl\/oprogramowanie\/obszar-kadry-i-place\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"> prowadzenie akt pracowniczych w formie elektronicznej<\/a> mo\u017ce by\u0107 uci\u0105\u017cliwie lub kosztowne dla organizacji, to jednak wdro\u017cenie tego rozwi\u0105zania niesie ze sob\u0105 szereg wymiernych korzy\u015bci.<\/p>\n<h3\/>\n<h3><strong>Korzy\u015bci z elektronicznych akt osobowych:<\/strong><\/h3>\n<ul>\n<li>Obni\u017caj\u0105 koszty przechowywania i obs\u0142ugi dokumentacji pracowniczej oraz zmniejszaj\u0105 koszty prowadzenia firmowego archiwum. Wyeliminowane zostaj\u0105 koszty utrzymania tradycyjnego papierowego archiwum, m.in. takie jak: druk, przechowywanie, koszty lokalowe, zabezpieczenia dost\u0119pu czy prawid\u0142owego niszczenia dokument\u00f3w.<\/li>\n<li>\u0141atwiej i szybciej mo\u017cna wyszuka\u0107 potrzebny dokument w archiwum elektronicznym ni\u017c papierowym<\/li>\n<li>Umo\u017cliwiaj\u0105 \u00a0sta\u0142y i szybki dost\u0119p do dokument\u00f3w, kt\u00f3re w szybki spos\u00f3b mo\u017cna wyszukiwa\u0107 za pomoc\u0105 s\u0142\u00f3w kluczowych.<\/li>\n<li>Umo\u017cliwiaj\u0105 dost\u0119p zdalny do akt osobowych, co w dobie pandemii i pracy zdalnej szczeg\u00f3lnie nabra\u0142o znaczenia<\/li>\n<li>Przechowywanie dokument\u00f3w w elektronicznej postaci jest bezpieczne poniewa\u017c dost\u0119p do e-teczki posiadaj\u0105 tylko uprawnione osoby<\/li>\n<li>Dokumenty elektronicznie nie zniszcz\u0105 si\u0119, ani nie zabrudz\u0105.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<p><br \/>\n<br \/><a href=\"https:\/\/blog.symfonia.pl\/firmy\/srednie-firmy\/akta-osobowe-pracownikow-w-formie-elektronicznej-co-musisz-wiedziec\/\">Link źródłowy <\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Elektroniczne akta pracownicze \u2013 jak nimi zarz\u0105dza\u0107? Rozwi\u0105zania takie powinny te\u017c zapewnia\u0107 integralno\u015b\u0107 tre\u015bci dokumentacji pracowniczej i metadanych, polegaj\u0105c\u0105 na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian z wyj\u0105tkiem zmian wynikaj\u0105cych z ustalonych procedur. Oznacza to, \u017ce edycja, usuwanie, zast\u0119powanie dokument\u00f3w w e-aktach powinna by\u0107 ograniczona tylko do proces\u00f3w, kt\u00f3re te operacje uzasadniaj\u0105. Przyk\u0142adowo, zawieraj\u0105c umow\u0119 o prac\u0119 [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":356,"comment_status":"","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_et_pb_use_builder":"","_et_pb_old_content":"","_et_gb_content_width":"","_mi_skip_tracking":false},"categories":[1],"tags":[],"_links":{"self":[{"href":"http:\/\/192.168.2.11\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/355"}],"collection":[{"href":"http:\/\/192.168.2.11\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"http:\/\/192.168.2.11\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/192.168.2.11\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/192.168.2.11\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=355"}],"version-history":[{"count":0,"href":"http:\/\/192.168.2.11\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/355\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/192.168.2.11\/wp-json\/wp\/v2\/media\/356"}],"wp:attachment":[{"href":"http:\/\/192.168.2.11\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=355"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"http:\/\/192.168.2.11\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=355"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"http:\/\/192.168.2.11\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=355"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}