{"id":491,"date":"2022-05-13T08:51:50","date_gmt":"2022-05-13T08:51:50","guid":{"rendered":"http:\/\/192.168.2.11\/2022\/05\/13\/cyfryzacja-akt-osobowych-krok-po-kroku\/"},"modified":"2022-05-13T08:51:50","modified_gmt":"2022-05-13T08:51:50","slug":"cyfryzacja-akt-osobowych-krok-po-kroku","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/192.168.2.11\/2022\/05\/13\/cyfryzacja-akt-osobowych-krok-po-kroku\/","title":{"rendered":"Cyfryzacja akt osobowych krok po kroku"},"content":{"rendered":"


\n<\/p>\n

\n

Interpretacja Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Spo\u0142ecznej wskaza\u0142a jednoznacznie, \u017ce istnieje mo\u017cliwo\u015b\u0107 przechowywania dokumentacji pracowniczej w r\u00f3\u017cnej formie. Zgodnie z definicj\u0105 z art. 94 pkt 9a Kodeksu Pracy na dokumentacj\u0119 pracownicz\u0105 sk\u0142ada si\u0119 dokumentacja w sprawach zwi\u0105zanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownik\u00f3w.<\/p>\n

Pracodawca mo\u017ce zdecydowa\u0107 o przechowywaniu akt osobowych w postaci elektronicznej a np. dokumentacji zwi\u0105zanej z czasem pracy w formie papierowej. W stanowisku MRPiPS z 8.2.2019 <\/strong>r DPR.I. 4102.4.2019.KJ dotycz\u0105cym kwestii prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wskazano, \u017ce pracodawca mo\u017ce zdecydowa\u0107, dla jakiej grupy pracownik\u00f3w b\u0119dzie prowadzi\u0107 akta osobowe w postaci elektronicznej<\/strong>. Przepisy nie definiuj\u0105 wprost w jakiej formie pracodawca powinien przechowywa\u0107 dokumentacj\u0119 dla wszystkich pracownik\u00f3w.<\/p>\n

Cyfryzacja akt osobowych: od czego zacz\u0105\u0107?<\/h3>\n

W pierwszym kroku nale\u017cy zdecydowa\u0107, dla kt\u00f3rej grupy pracownik\u00f3w b\u0119dziemy wprowadza\u0107 e-teczki. Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS z 8 lutego 2019 r. mo\u017cemy zdecydowa\u0107, \u017ce cyfryzacj\u0105 obejmiemy tylko grup\u0119 nowych pracownik\u00f3w, a teczki osobowe pracownik\u00f3w wcze\u015bniej zatrudnionych przechowywa\u0107 w formie papierowej. Jest to zdecydowane u\u0142atwienie dla firm posiadaj\u0105cych du\u017c\u0105 liczb\u0119 pracownik\u00f3w, gdzie cz\u0119sto zeskanowanie dokument\u00f3w dla du\u017cej liczby pracownik\u00f3w okazuje si\u0119 wyzwaniem.<\/p>\n

Kolejnym krokiem powinien by\u0107 wyb\u00f3r systemu<\/a>, kt\u00f3ry b\u0119dzie nas wspiera\u0142 w tym zadaniu. Cz\u0119sto jest do tego wykorzystywane dotychczasowe oprogramowanie kadrowo-p\u0142acowe.<\/p>\n

Gdy wybierzemy ju\u017c grup\u0119 pracownik\u00f3w, dla kt\u00f3rych zdecydujemy si\u0119 wprowadzi\u0107 elektroniczne akta osobowe i wybierzemy narz\u0119dzie, pozostaje nam ju\u017c tylko rozpocz\u0105\u0107 proces odwzorowania dokumentacji papierowej do wersji cyfrowej.<\/p>\n

Zgodnie z obowi\u0105zuj\u0105cymi przepisami, ka\u017cdy dokument w formie papierowej przed dodaniem do e-akt musi zosta\u0107 zeskanowany i zapisany w postaci pliku PDF (rozporz\u0105dzenie jednoznacznie wskazuje tylko na ten format) oraz podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowan\u0105 piecz\u0119ci\u0105 elektroniczn\u0105 pracodawcy, a tak\u017ce opisany metadanymi przez system.<\/p>\n

Po sporz\u0105dzeniu wersji elektronicznych akt osobowych nale\u017cy poinformowa\u0107 pracownik\u00f3w o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji oraz o mo\u017cliwo\u015bci odbioru jej papierowej wersji w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji. \u00a0Pracodawca ma mo\u017cliwo\u015b\u0107 zniszczenia wcze\u015bniej zgromadzonej dokumentacji w chwili, gdy pracownik nie odbierze we wskazanym terminie papierowej wersji akt osobowych.<\/p>\n<\/div>\n


\n
Link źródłowy <\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Interpretacja Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Spo\u0142ecznej wskaza\u0142a jednoznacznie, \u017ce istnieje mo\u017cliwo\u015b\u0107 przechowywania dokumentacji pracowniczej w r\u00f3\u017cnej formie. Zgodnie z definicj\u0105 z art. 94 pkt 9a Kodeksu Pracy na dokumentacj\u0119 pracownicz\u0105 sk\u0142ada si\u0119 dokumentacja w sprawach zwi\u0105zanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownik\u00f3w. Pracodawca mo\u017ce zdecydowa\u0107 o przechowywaniu akt osobowych w postaci elektronicznej a […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":492,"comment_status":"","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_et_pb_use_builder":"","_et_pb_old_content":"","_et_gb_content_width":"","_mi_skip_tracking":false},"categories":[1],"tags":[],"_links":{"self":[{"href":"http:\/\/192.168.2.11\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/491"}],"collection":[{"href":"http:\/\/192.168.2.11\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"http:\/\/192.168.2.11\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/192.168.2.11\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/192.168.2.11\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=491"}],"version-history":[{"count":0,"href":"http:\/\/192.168.2.11\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/491\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/192.168.2.11\/wp-json\/wp\/v2\/media\/492"}],"wp:attachment":[{"href":"http:\/\/192.168.2.11\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=491"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"http:\/\/192.168.2.11\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=491"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"http:\/\/192.168.2.11\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=491"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}